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 Réunion du 09-10-07

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PLB
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MessageSujet: Réunion du 09-10-07   Mar 09 Oct 2007, 10:30 am

On vous tiendra au courant de la réunion de l'exécutif qui se déroulera ce soir.
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PLB
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MessageSujet: Re: Réunion du 09-10-07   Mer 10 Oct 2007, 10:23 am

Voici les grandes lignes:

Mandats 2008 au niveau de l’exécutif

1- Le président du Club Enduro Québec se retire. Une élection aura lieu lors du party de fin de saison. Présentement, personne au sein de l’exécutif ne désire se présenter à l’élection. Le vice-président quittera également.

2- Chaque événement 2008 devrait avoir un organisateur-coordonnateur. De cette façon, le bénévole donne le maximum une fois dans l'été, et ensuite, il passe à autre chose. En plus, il peut ensuite participer aux autres événements comme n'importe lequel autre membre et s'amuser. Bref, au lieu de trouver quelqu’un comme Fernand Trembaly qui a faite cela durant toute la saison 2008, on trouve: 1 personne = 1 événement 2 personnes = 2 événements 3 personnes = 3 événements etc. Les deux organisations d'Enduro Mauricie ont arrêté en partie à cause de l'ampleur du mandat (et Enduro Québec l'a appris à ses dépends aussi) qui commence au printemps et ne se termine qu'à l'automne. La formule devra être changée.

3- En 2007, le Club Enduro Québec achetait les prix de présence à tarif avantageux auprès des concessionnaires reliés à l’événement. Nous avons appris cet été que les distributeurs de pièces (Kimpex, Motovan, etc.) peuvent fournir des prix de présence gratuitement aux clubs qui en font la demande écrite l’hiver précédent. Ce mandat devra être mis en application par un membre de l’exécutif car il permettra de diminuer les dépenses du Club. Ce mandat n’a pas encore trouvé preneur pour le moment.

Mandats 2008 au niveau des événements

1- L’un des quatre sites qui nous a accueilli en 2007 a reçu une plainte d'un organisme récemment et il semblerait que le point sur lequel la plainte a lieu toucherait également deux de nos autres sites utilisés. Une chose est sûre, à part le site de Deschambault (et ça adonne bien car M. Thibault nous a écrit pour nous dire qu’il était très intéressé à nous accueillir à nouveau en 2008), les autres événements (autant l’école que les journées-chrono) vont nécessiter une logistique et une préparation accrue afin d’obtenir les autorisations nécessaires qui ne cessent de s’ajouter. La priorité #1 du Club Enduro Québec en 2008 sera d’obtenir des informations claires à ce sujet (toutes la liste des autorisations à obtenir sans exception) de la part de la Fédération Québécoise des Motos Hors Route (FQMHR). Une réunion est prévue avec la FQMHR, la FMSQ et le Club Enduro Qyébec afin que tous se partagent leur vécu, leur expérience et les informations qu’elles détiennent. Le Club Enduro Québec se doit d’être à l’abri des poursuites et des amendes envers ses propriétaires de terrain et/ou le club

2- De plus, la nouvelle Loi sur les Véhicules Hors-Route (2006) a été mise en vigueur et présentement la Loi sur les événements en circuits-fermés de Véhicules Hors-Route est en train d’être écrite. Peut-être va-t-elle resserrer les règles à l’avenir et le Club Enduro Québec devra s’y conformer. Il faudra modifier nos règlements en fonction des nouvelles lois ainsi que de prévoir l’ajout des bénévoles que cela nécessitera lors des événements 2008.

3- L’exécutif devra revoir certains tâches avec les organisateur. Par exemple, plusieurs membres de l’exécutif (et/ou leur conjointe!) ont procédé à l’inscription aux courses, à la pré-inscription de l’école et au chronométrage. Idéalement, ces tâches devraient trouver preneur auprès de l’équipe de bénévoles de l’organisateur.

4- Si des journées-chrono sont au calendrier 2008, le dossier du chronométrage devra être réglé. En 2007, ce fut le talon d’achille du Club. Le système de chronomètre retenu devra respecter le budget du club et les bénévoles requis à cet effet devront être trouvés et ce mandat. Également, il faudra consulter les compagnies de chronométrage qui pourraient offrir un service clé en main et les coûts que cela représente. Ce dossier a quelque peut été géré en 2007 par Benoît Marcotte même si cela est en dehors des ses fonctions. Idéalement, le dossier du chronométrage devra être attitré en 2008 à une personne donc ce sera son mandat.
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